6. Dựa vào dịch vụ thuê ngoài để biết phải làm gì

Đối với những nhà bán lẻ dựa vào dịch vụ thuê ngoài để thực hiện kiểm kê hàng tồn kho, lời khuyên là bạn nên chuẩn bị như khi bạn kiểm kê hàng tồn kho cùng với các nhân viên của mình.

Ví dụ, hãy nhớ nói với dịch vụ thuê ngoài của bạn về việc xác nhận các chi tiết về hậu cần, thủ tục cho trường hợp đặc biệt, giải quyết lỗi và nhiều điều khác nữa trước khi kiểm kê. Đây cũng là thời điểm để xem xét những thay đổi trong các thủ tục kiểm kê hàng tồn kho của bạn kể từ lần kiểm kê gần nhất với dịch vụ thuê ngoài đó. Vì bạn là người quen thuộc nhất với sản phẩm và cách bố trí, dịch vụ kiểm kê hàng tồn kho sẽ được hưởng lợi từ đầu vào và hướng dẫn của bạn.

7. Không kiểm soát môi trường kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù hầu hết chúng ta muốn thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đã thực sự đóng cửa, không phải lúc nào cũng luôn như vậy. Trong trường hợp phải thực hiện kiểm kê hàng tồn kho khi cửa hàng đang mở cửa, người quản lý nên tính toán cả những mặt hàng chưa được kiểm kê và đã được bán.

8. Không kiểm tra các túi đựng

Thủ tục thông thường này nên được thực thi trong kiểm kê hàng tồn kho, không có trường hợp ngoại lệ. Tất cả các túi đựng, cho dù là đồ dùng của nhân viên nội bộ hoặc nhân viên kiểm kê thuê ngoài, nên được đặt trong một khu vực trung tâm, có thể nhìn thấy và cần được kiểm tra bởi người quản lý trước khi rời khỏi tòa nhà.

9. Sử dụng không đúng các hạng mục số lượng lớn

Mặc dù việc này dường như chỉ diễn ra trong vài phút, nó thực sự có thể gây ra những lỗi tốn kém trong quá trình kiểm kê. Ví dụ, một hạng mục kiểm kê giá đỡ gồm nhiều chiếc áo để tiết kiệm thời gian. Trong khi kết quả kiểm kê sẽ cho thấy 20 chiếc áo cỡ trung bình, việc kiểm kê thực tế từ giá đỡ đó là 10 chiếc áo ánh nhỏ, 5 chiếc trung bình và 5 chiếc cỡ lớn. Điều này có thể gây ra vấn đề tốn kém với hàng tồn kho và bổ sung, có thể dễ dàng được loại bỏ bằng cách ngăn cản việc sử dụng các hạng mục số lượng lớn.

10. Không giải quyết những mặt hàng tồn kho không rõ ràng

Điều cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, việc giải quyết hàng tồn kho không rõ ràng nên được thực hiện trước khi kiểm kê và thông báo cho người kiểm kê trong quá trình thực hiện của họ. Để giúp xử lý lỗi, sắp xếo một ‘khu vực rắc rối’ ở đâu đó trong cửa hàng của bạn cho hàng tồn kho không rõ ràng và chỉ định một người kiểm kê chịu trách nhiệm về các mặt hàng ở đó.

Sau đây là một số lời khuyên để giúp cho quá trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra tốt đẹp hơn:

– Nhớ rằng kiểm kê hàng tồn kho thực sự là việc làm hàng ngày, không phải là quá trình chỉ xảy ra một hoặc hai lần trong năm. Hãy giúp ích cho sự chuẩn bị của bạn bằng cách giữ cho cửa hàng được sắp xếp gọn gàng, tiến hành các kỹ thuật thẩm định thích hợp và thiết lập một quy trình cho người kiểm kê của bạn.

– Thủ tục cho quá trình kiểm kê của bạn nên dễ dàng mang theo để tham khảo (thông qua dịch vụ kiểm kê hoặc nội bộ của bạn). Các thủ tục này cần được xem xét trước mỗi lần kiểm kê để đảm bảo rằng nó vẫn còn là một quá trình đầy đủ cho cửa hàng của bạn.

– Luôn đi kiểm tra toàn bộ cửa hàng trước khi kết thúc mỗi lần kiểm kê.

– Luôn kiểm tra người kiểm kê, hay đúng hơn là luôn tiến hành xác minh kiểm kê.

– Để đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra trơn tru, hãy nói rõ với những người tiến hành về các nhiệm vụ trước khi bắt đầu kiểm kê.