Nguồn thông tin khổng lồ và có sẵn trên Internet đã và đang giúp ích rất lớn cho cuộc sống của thời hiện đại, cũng như mang lại sự tiện lợi, nhanh chóng khi chúng ta cần thông tin hay giải đáp. Tuy nhiên, cũng chính vì những sự tiện lợi này mà Internet giờ đây cũng là nguồn lớn nhất làm chúng ta xao nhãng khỏi các công việc chính, dễ sa đà vào những trang thông tin giải trí.
Chính vì vậy, việc tập trung làm việc độc lập hiệu quả khi online trên mạng đã trở nên ngày càng khó khăn hơn trong xã hội hiện đại khi chúng ta liên tục bị mời gọi, cám dỗ bởi những nguồn giải trí vô tận. Hãy cùng Tuấn giải mã 5 bước đơn giản để bạn có thể làm việc nhóm hay làm việc độc lập hiệu quả ngay cả khi online.
1. Lên kế hoạch và đặt ra check list các đầu việc cần làm
Trước khi online, hãy nhớ lại những mục tiêu bạn phải đạt được trong tuần và từ đó xác định được mục tiêu của ngày làm việc và đặt ra kế hoạch cụ thể. Chia nhỏ các đầu việc ra làm 5–6 bước cụ thể. Các nghiên cứu về cải thiện năng suất làm việc cho thấy, khi công việc và các mục tiêu được chia nhỏ ra làm những đầu mục nhỏ, dễ hoàn thành hơn, bạn sẽ cảm thấy hưng phấn và có nhiều động lực hơn để hoàn thành được từng đầu mục đó. Ngoài ra, việc theo dõi theo đầu mục cũng cho bạn thấy được tiến trình hoàn thành công việc của mình. Nếu như đến giữa ngày mà bạn chỉ đạt được 30% công việc, thì trong nửa ngày còn lại bạn cần tăng tốc gấp rưỡi để đạt mục tiêu của ngày đó.
2. Tập trung làm các thao tác liên quan đến Internet chỉ trong vòng 1–2 tiếng mỗi ngày
Khi liệt kê danh sách các đầu mục công việc nhỏ cần làm, bạn nên gom các thao tác cần kết nối Internet lại tất cả với nhau. Bạn nên search tất cả các từ khóa đã đề ra và mở các trang kết quả cùng lúc, sau đó chỉ tập trung đọc thông tin từ các nguồn đã mở mà không lan man đọc liên tiếp, hạn chế click vào các đường dẫn tới các trang hay bài viết khác. Chỉ cho phép bản thân đọc mỗi trang kết quả trong một thời gian nhất định từ 5–15 phút. Trong lúc đọc các kết quả tìm kiếm này, bạn nên ghi chú lại các điểm quan trọng của từng trang vào một cuốn sổ, và chuyển trang mới để tóm tắt kết quả của từ khóa khác mà bạn cần nghiên cứu. Với cách này, bạn sẽ học được một cách chủ động những gì quan trọng nhất mà mình đã tìm kiếm được, cũng như tập trung vào việc tìm kiếm thay vì đang làm một công việc khác mà mở trình duyệt ra đọc lan man mà quên mất mình đang phải làm gì.
3. Tập trung đọc và trả lời email chỉ từ 30 phút đến 1 tiếng mỗi ngày
Theo nghiên cứu khác về hiệu suất làm việc tại công sở, phần lớn các nhân viên nhận thấy rằng đọc và trả lời email là công việc chiếm và lãng phí nhiều thời gian và năng lượng của họ thứ hai, chỉ sau việc phải tham dự những cuộc họp dài và không hoàn toàn liên quan đến công việc chính của họ. Khi online để làm việc, bạn sẽ cảm thấy rất “bứt rứt” khi có email mới đến mà chưa được đọc, nhưng sau khi đọc nó thì bạn lại không thể dừng lại công việc đang làm dở để có đủ thời gian để soạn một thư trả lời chỉnh chu; và khi đó, thay vì có thể tập trung vào công việc, đầu óc bạn sẽ lang thang và xáo trộn qua lại giữa việc đang làm và nghĩ ra câu trả lời cho email bạn chưa kịp nghĩ đủ nội dung.
Thay vì vậy, hãy quy định một khoảng thời gian 30 phút đến 1 tiếng cố định trong ngày (hoặc 2 lần 30 phút), nên trong khoảng 3–4h chiều để tập trung kiểm tra, xử lý thông tin và trả lời các email trong ngày. Sở dĩ bạn nên chọn thời gian này vì khi đó các thông tin trong ngày sẽ được cập nhật nhất, thay vì sáng sớm khi thông tin từ cuối giờ ngày hôm trước chưa được gửi hay cập nhật đến bạn, và bạn vẫn còn đủ thời gian để xử lý thông tin và từ đó có các hành động cụ thể nếu như công việc yêu cầu. Nếu có thể, hãy chuyển công việc của bạn sang một kênh trao đổi chuyên biệt, tránh lệ thuộc vào email để giảm thiểu việc bị các email quảng cáo, giới thiệu gây xao nhãng công việc.
4. Sử dụng công cụ chặn các trang mạng xã hội hoặc tin tức gây xao nhãng trong thời gian tập trung làm việc
Trừ khi công việc của bạn yêu cầu theo dõi tin tức trên các trang mạng xã hội và cập nhật theo từng giây, các trang mạng xã hội và các trang tin tức thường không có thông tin liên quan trực tiếp hoặc có ích đến công việc chuyên môn chính của bạn. Tuy nhiên, hầu hết mọi người đều có nhu cầu được cảm thấy kết nối, và việc từ bỏ hoàn toàn cũng chưa chắc đã mang lại cho bạn hiệu quả tốt nhất.
Vì vậy, từ kế hoạch làm việc trong ngày, bạn có thể tự thưởng cho bản thân một vài lần nghỉ giữa giờ ngắn khoảng 5 phút sau khi hoàn thành được một đầu mục việc. Tuy nhiên, ngoài thời gian này, bạn nên chặn hoàn toàn các trang này bằng các phần mềm công cụ như ColdTurkey, selfcontrol, Rescue Time, v.v… mỗi khi bắt đầu làm từng đầu mục việc mới để không cho phép bản thân sao nhãng trong khi hoàn thành đầu mục đó.
5. Chỉ online và bật chế độ thông báo trên các kênh giúp bạn phối hợp làm việc nhóm
Trong khi bạn cần phải hạn chế những nguồn thông tin gây xao nhãng như mạng xã hội hay các trang tin, thì để làm việc nhóm hiệu quả, hoặc cập nhật tin tức mới nhất liên quan đến công việc, bạn không thể không online. Tuy nhiên, để tập trung tối đa, hãy thu gọn lại trình duyệt của bạn chỉ ở kênh mà bạn có thể liên lạc với chỉ các đồng nghiệp của bạn. Một mạng xã hội doanh nghiệp, một nền tảng giao tiếp nội bộ sẽ đặc biệt có lợi cho công ty và cho chính bản thân bạn trong trường hợp này. Bạn chỉ cần online trên hệ thống, bật chức năng thông báo khi có công việc liên quan đến mình, và tập trung vào công việc chính mà mình đã đặt ra.
Một nền tảng giao tiếp đề cao những đóng góp tập trung vào công việc như GetFly CRM, hạn chế những tin nhắn ngắn gọn tán gẫu, mang lại cho bạn sự tập trung cao vào công việc đang làm, mà vẫn không làm mất đi sự tiện lợi nhờ việc gộp các thông tin theo chủ đề, các công việc, đầu mục theo nhóm giúp cho bạn tiết kiệm thời gian để bắt kịp với tin tức và tiến trình hoàn thành chung của cả nhóm.
Lời kết
Tất nhiên là những bước đầu để thiết lập được một thói quen sẽ rất khó khăn, nhưng chỉ cần nhận thức được những giải pháp này và bắt tay vào thực sự áp dụng nó, bạn đã đạt được bước đầu tiên trong mục tiêu cải thiện năng suất làm việc của mình. Khi áp dụng được nhuần nhuyễn cả 5 bước mà không cần phải tự nhắc nhở bản thân, bạn sẽ thấy mình trở thành “siêu nhân” làm việc hiệu quả và tôi tin chắc sẽ có nhiều người đến hỏi bạn bí quyết cải thiện năng suất làm việc. Khi đó, hãy nhớ giới thiệu GetFly CRM và những bí quyết tuyệt mật này nhé!
