KPI Key Performance Indicator related items words cloud, business concept
Sau vài case tư vấn hướng dẫn cách đặt KPI cho các bạn trong Biệt đội, mình tóm lược lại ý share lên đây vì có thể nhiều bạn khác cũng cần.
1. XUẤT PHÁT ĐIỂM: TỪ TRÊN XUỐNG, SẾP CỦA BẠN MUỐN GÌ?
Quản lý MKT là người đứng giữa, khó lòng tự ý đẻ ra KPI cho nhân viên “tôm tép” bên dưới nếu không biết kỳ vọng của CEO (tức sếp của bạn) về mục tiêu kinh doanh của công ty.
Các câu hỏi tối thiểu cần trả lời được:
➤ Sếp của bạn muốn doanh số tháng này là bao nhiêu tiền?
➤ Sếp của bạn có thể chi tối đa bao nhiêu để đạt được mức doanh số đó?
➤ Sếp của bạn muốn tập trung bán sản phẩm/dịch vụ nào, thông điệp muốn truyền ra?
Nếu sếp không hề có kỳ vọng gì hoặc không trả lời được (dù rất muốn), cách giải quyết cho từng câu hỏi bên trên là bạn chủ động đề xuất cho sếp sau khi làm các hành động sau:
➤ Tham khảo mức doanh số từng đạt được trong vòng 6 tháng gần nhất. Nếu là đơn vị mới thành lập, có thể lấy mốc là mức doanh số giúp doanh nghiệp hoà vốn.
➤ Ngồi với kế toán hoặc người am hiểu mảng tài chính của công ty, nhờ liệt kê toàn bộ chi phí cần thiết cấu thành mỗi đơn vị sản phẩm. Mức biên lợi nhuận còn lại chính là mức tối đa mà doanh nghiệp chịu được để dành cho việc quảng cáo.
➤ Nếu sếp của bạn không trả lời được câu hỏi này, thì từ hiểu biết sau khi đã ngồi bên tài chính, bạn nên chọn sản phẩm/dịch vụ có biên lợi nhuận cao nhất.
Bước này luôn phải kết thúc bằng việc sếp đồng ý với các đề xuất từ bạn. Nếu sếp không đồng ý, trao đổi cho đến khi có được những mục tiêu cả hai đã đồng ý.
Quan trọng không phải là đi nhanh hay đi chậm, quan trọng là đi có định hướng hay không. Tuyệt đối không thể đội ngũ làm việc mà không có mục tiêu cụ thể để nhìn vào.
2. CHUYỂN ĐỔI MỤC TIÊU KINH DOANH THÀNH MỤC TIÊU MARKETING
Tất nhiên bạn không nên đem toàn bộ kỳ vọng từ sếp truyền thẳng xuống mọi nhân viên, mà phải quy các mục tiêu doanh số đầy xôi thịt thành những chỉ số khác đã.
Xuất phát điểm: X đồng doanh số kỳ vọng
X đồng doanh số ➤  số lượng sản phẩm cần bán ➤  số lượng người quan tâm hỏi mua cần có (lead) ➤  số người cần tiếp cận (reach), nhóm đối tượng tiềm năng nên tiếp cận (audience) ➤  số lần họ cần thấy quảng cáo (impression)
Để tính được hết chuỗi này, nếu không có kiến thức ngành thì bạn cần đặt ra giả thiết về tỉ lệ chuyển đổi giữa các bước. Có thể vẽ ra nhiều tình huống: bi quan nhất, khả quan nhất, (có vẻ) thực tế nhất.
Khi đã tính ra được tới số lead, số reach, impression và xác định nhóm audience cần tiếp cận, thì chúc mừng, bạn đã vẽ ra được con đường cần đi để đạt tới KPI mà sếp mong muốn. Bước cuối cùng, chính là “chia phần” cho các nhân viên của bạn để mỗi người đóng góp vào bức tranh chung hiệu quả nhất, đúng chuyên môn nhất.
3. TÁCH KPI CHO TỪNG NHÂN SỰ CHUYÊN MÔN
Ở tầng căn bản nhất, KPI cho từng nhân sự đặt đơn giản như sau:
➤ Nhân sự phụ trách chạy quảng cáo: được giao mức ngân sách quảng cáo tối đa được phép chi và chịu trách nhiệm trên số lead/contact mang về
➤ Nhân sự phụ trách content: được giao cho nền tảng làm nội dung và chịu trách nhiệm trên số nội dung chất lượng tạo ra được (số lượng bài viết, nội dung có đúng đối tượng, đủ các chủ đề cần thiết để người đọc hiểu về sản phẩm và muốn mua hay không)
➤ Nhân sự phụ trách thiết kế: chịu trách nhiệm hợp tác cùng nhân sự về content để tạo ra phần hình ảnh đồng bộ, nhất quán cho thương hiệu, thu hút đúng audience)
Với cách làm này, người quản lý cần theo dõi để nắm tình hình và hướng dẫn từng nhân sự khi phát sinh vấn đề. Nếu kết quả đạt được không như ý, hãy soi vào các chỉ số đã nêu trong bước 2 để xem tỉ lệ chuyển đổi bị kém ở đoạn nào ➤  đè vào sửa đoạn đó.