Phương pháp đánh giá hiệu quả làm việc sử dụng hệ số hiệu quả cốt yếu KPI

KPI là từ viết tắt của Key Performence Indicator, tiếng việt là chỉ số đánh giá hiệu quả hoặc chỉ số hiệu quả trọng yếu… Đây là công cụ quản lý, được sử dụng để đo lường, phân tích khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức. Khi một tổ chức đã thiết lập sứ mạnh, tầm nhìn và các mục tiêu thì phải theo dõi, đo lường được mức độ thực hiện các mục tiêu đề ra.

Ưu điểm:

Các chỉ số KPI do phòng/ban/bộ phận tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng của bộ phân

KPI giúp cho việc thiết lập và đạt được các mục tiêu chiến lược thông qua việc xây dựng các mục tiêu cụ thể ở các cấp độ, thậm chí đến từng cá nhân. Việc thiết lập mục tiêu, thông báo mục tiêu, đưa ra các biện pháp và nỗ lực đạt được mục tiêu

Các nhà quản lý ở các cấp có thể theo dõi các chỉ số hiệu quả trọng yếu để đánh giá xem các nhóm làm việc có đạt được các mục tiêu kinh doanh và hiệu quả tăng hay giảm sút. Có thể dùng để đánh giá hiệu quả giữa các nhóm khác nhau trong công ty hoặc với các đối thủ cạnh tranh khác.

Đặc biệt, mỗi bộ phận trong công ty cũng thiết lập các KPI và từ đó hỗ trợ đạt được  mục tiêu chung của công ty. Dữ liệu về mức độ hiệu quả của từng bộphận có thể hình thành nên khi KPI của cả côn gty và nó phản ánh hiệu quả tổng thể của tổ chức.

Các tổ chức có thể áp dụng nhiều chỉ số KPI cho các lĩnh vực hoạt động khác nhau, tuy thuộc vào mục tiêu và chiến lược của công ty. Có thể các chỉ số liên quan đến hiệu quả tài chính, liên quan đến thị trường và cạnh tranh, liên quan đến quản lý nhân lực, chất lượng môi trường.

Nhược điểm

Xây dựng hệ thống KPI cần có sự kiểm định, đánh giá của hội đồng những nhà chuyên môn, am hiểu về công việc của bọ phận/phòng/ban.

Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn phải đảm bảo tính khách quan, khoa học về phương pháp.

Phương pháp lựa chọn để đánh giá hiệu quả làm việc nhân viên: Phương pháp sử dụng hệ số hiệu quả cốt yếu KPI

Trước khi sử dụng phương pháp hệ số hiệu quả cốt yếu KPI, ta cần nghiên cứu chi tiết, đặc điểm, yêu cầu cũng như các bước thực hiện các phương pháp này.

Một số đặc điểm của KPI

1. Là các Chỉ số đánh giá phi tài chính

2. Được đánh giá thường xuyên ( vì là chỉ số hiện tại hoặc tương lai)

3. Chịu sự tác động bởi giám đốc điều hành và đội ngũ quản trị cấp cao.

4. Gắn trách nhiệm cho từng cá nhân hoặc từng nhóm.

5. Đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có các hành động khắc phục.

6. Có tác động ý nghĩa. ảnh hưởng đến hầu hết các yếu tố thành công trọng yếu và nhiều hơn 1 khía cạnh BSC ( nghĩa là khi giám đốc điều hành, ban quản trị và nhân viên tập trung và KPI, cả tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ dạt được mục tiêu đề ra trên mọi phương diện)

7. Có tác động tích cực: ảnh hưởng đến tất cả các chỉ số đo lường hiệu suất theo hướng tích cực.

Đối tượng áp dụng;

+ Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào có nhu cầu áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất  (KPI) để cung cấp cho lãnh đạo, nhân viên bê liên quan thông tin về KPI và đạt được mục tiêu vận hành xuất sắc trên khả năng của tổ chức, doanh nghiệp.

+ KPI có thể áp dụng ở các cấp độ chung của tổ chức và quá trình chức năng hỗ trợ.

+ KPI áp dụng cho quá trình chung ở cấp độ tổ chức, doanh nghiệp.

+ KPI áp dụng cho quá trình chức năng.

Yêu cầu của phương pháp

+ Cam kết của lãnh đạo cao nhất.

+ Xác định sứ maênh, tầm nhìn, các giá trị và chiến lược của tổ chức một cách nhất quán

+ Cần xác định rõ các viễn cảnh của Chiến lược.

+ Không có nhiều yếu tố thành công then chốt (CSF)

+ Hệ thống thước đo hiệu suất không nên quá nhiều.

+ Chỉ số hiệu suất cần đảm bảo nguyên tắc (SMART)

+ Tiêu chuẩn hoá hệ thống KPI

+ Kết hợp việc đo lường với đánh giá, hoạch định và cải tiến hiệu suất

+ Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống quản lý chung của công ty.

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN HỆ THỐNG KPI TẠI ĐƠN VỊ

TT GIAI ĐOẠN CÔNG VIỆC NỘI DUNG
1 Chuẩn bị Khởi sự Chọn tư vấn, cam kết của lãnh
2 Chuẩn bị công tác tổ chức và nhân sự Thành lập Tổ dự án và Ban triển khai KPI
3 Xây dựng dự án KPI Đào tạo, xây dựng dự án, yếu tố nền tảng
4 Giai đoạn xây dựng hệ thống KPIs Phát động chương trình KPI Phát động triển khai thực hiện chương trình KPI
5 Xác định các yếu tố thành công then chốt Xác định các yếu tố thành công then chốt và các mục tiêu
6 Xây dựng các PI nhóm Xây dựng các chỉ số hiệu quả cấp độ nhóm
7 Lựa chon KPI Xây dựng và lựa chọn KPI của tổ chức và PI câp bộ phận, phòng ban
8 Tiêu chuẩn hoá hệ thống KPI Thực thi hệ thống , áp dụng các biện pháp để đo lường và cải tiến hiệu suất
9 Giai đoạn áp dụng và cải tiến Áp dụng KPI
10 Duy trì và cải tiến hệ thống KPI Duy trì hệ thống, đánh giá sự thay đổi và cải tiến các chỉ số để luôn phù hợp

 

Nguồn: Viện Kinh tế và Thương mại Quốc tế