Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần những điều kiện gì
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần những điều kiện gì

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đối với các doanh nghiệp không phải là một việc dễ dàng. Trong một doanh nghiệp hàng tồn kho là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp.

Muốn quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì các doanh nghiệp phải biết kết hợp nhiều cách thức với nhau, làm sao cho việc quản lý hàng tồn kho đảm bảo và thuân tiện nhất theo các yêu cầu sau:

Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp dỡ. Phải theo dõi chặt chẽ ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…)

Trong khâu thu mua: Việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…Đồng thời phải quản lý chặt chẽ về số lượng, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong khâu bảo quản dự trữ: phải luôn đảm bảo kho, bến bãi tốt,thực hiện đúng chế độ bảo quản. Xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Khi hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa, tối thiểu thì phải có cảnh báo kịp thời để điều chỉnh cho hợp lý không bị ngưng đọng hàng hóa trong kho.

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần những điều kiện gì
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần những điều kiện gì

Trong khâu sử dụng: Để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cần thường xuyên theo dõi quá trình sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Thứ hai: việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật cuả từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho.

Tuy vậy, không phải người kinh doanh nào cũng biết phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Bằng kinh nghiệm thực tiễn, chúng tôi xin lưu ý bạn 4 điểm sau:

  1. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi mặt hàng

Tại sao bạn cần xác định mức tồn kho? Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt hàng dẫn đến giảm doanh thu. Bạn có thể xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu bằng cách cố định ngày nhập hàng. Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học: Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

  • Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
  • Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
  1. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, bạn phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, bạn cũng có thể phát hiện ra hàng hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. tháng một lần. Đây được xem là một trong những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

  1. Sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý tồn kho

Sử dụng phần mềm để quán lý hàng tồn kho là một trong những cách tốt nhất giúp quản lý hàng tồn kho hiệu quả. GetFly CRM là một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng hợp và phần mềm quản lý hàng tồn kho giúp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý tốt doanh nghiệp vừa và nhỏ giúp doanh nghiệp của bạn thành công trong kinh doanh và tránh việc thua lỗ hoặc phá sản.

Bạn đang là chủ doanh nghiệp, bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp và quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà chưa tìm ra giải pháp??? GetFly CRM có thể hữu ích cho bạn. Thử ngay hôm nay.