Hiện nay, bất kể một doanh nghiệp bán lẻ nào cũng đều phải có hàng lưu kho ( hay còn gọi là hàng tồn kho) để đảm bảo sự chủ động trong công tác kinh doanh. Việc quản lý hàng tồn kho là công việc cần thiết và quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp bán lẻ nào. Một câu hỏi đặt ra là việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel có thực sự hiệu quả?
Việc quản lý hàng tồn kho chính là một trong những nhân tố quan trọng làm nên thành công của bất cứ doanh nghiệp nào. Quản lý tốt hàng tốn kho sẽ giúp các nhà quản lý biết chính xác lượng hàng mà cửa hàng cần, tránh việc thừa hàng và thiếu hàng so với nhu cầu thực tế. Từ trước đến nay, các doanh nghiệp đều quản lý hàng tồn kho bằng phương pháp truyền thống đó là quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel.
Không ít các đơn vị, các doanh nghiệp mà nhân viên đang phải đau đầu vì không tìm ra cách nào có thể quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất. Với việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel không chỉ các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà các công ty thương mại có khối lượng xuất nhập lớn và có nhiều kho:
Các nghiệp vụ xuất kho bao gồm:
Về nhập kho (Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel):
+ Nhập mua hàng : Bao gồm Nhập mua hàng Nhập khẩu và mua hàng trong nước. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở các kho chi tiết, và nó cũng làm tăng số lượng hàng tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).
+ Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng.
+ Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng sl hàng tồn ở kho tổng.
+ Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang. Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty).
+ Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng…
Về xuất kho (Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel) :
Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng.
+ Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này.
+ Xuất mãu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng.
+ Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng.
+ Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng sl hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng…
Như vậy, trong tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho thì chỉ có nghiệp vụ nhập xuất kho nội bộ là không làm thay đổi số lượng hàng hóa ở kho tổng, còn các nghiệp vụ khác vừa làm tăng giảm hàng hóa ở kho chi tiết, vừa làm thay đổi số lượng tồn ở kho tổng.
Đối với các công ty sản xuất hay xây dựng có theo dõi hàng tồn kho thì vẫn áp dụng được file quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel này. Khi đó nghiệp xuất kho vật tư dùng cho sản xuất hay xây lắp sẽ tương tự như nghiệp vụ xuất bán.
Quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel từ lâu được biết đến như một giải pháp tối ưu để quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi xã hội và nền kinh tế ngày càng phát triển việc quản trị doanh nghiệp cũng hiện đại hơn và rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu chi phí một cách tối đa và hiệu quả nhất. Quản lý hàng tồn kho bằng excel đang dần được thay thế bằng phần mềm quản lý hàng tồn kho.
Getfly CRM là một trong những phần mềm quản trị doanh nghiệp và quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã được rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng và hài lòng. Việc quản lý xuất nhập tồn kho bằng excel dần được thay thế.
Bạn đang là chủ doanh nghiệp, bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp và quản lý hàng tồn kho mà chưa tìm ra giải pháp??? GetFly CRM có thể hữu ích cho bạn. Thử ngay hôm nay.
