Dưới đây là 5 bước giúp bạn xây dựng chiến lược tự động hóa doanh nghiệp, hãy cùng Tuấn tìm hiểu và áp dụng nó vào trong doanh nghiệp của bạn nhé:
1. Đơn giản hóa (Simplization)
Đơn giản hóa doanh nghiệp ở đây được hiểu là gì? Là việc bạn nhìn nhận lại toàn bộ quy trình làm việc của doanh nghiệp và nhiệm vụ của bạn là làm đơn giản hóa mọi quy trình của các bộ phận, phòng ban thành những quy trình cụ thể, đơn giản nhất có thể để bất kỳ một nhân viên mới nào cũng có thể nhìn vào quy trình và áp dụng ngay.
2. Hệ thống hóa (Systemization)
Sau khi các quy trình được xây dựng lên. Là CEO, bạn phải nắm bắt toàn bộ quy trình và hệ thống hóa nó lại để áp dụng vào doanh nghiệp Đây là công việc khá mất thời gian chính vì vậy để thực hiện một cách nhanh chóng bạn cần có sự phối hợp của các Trưởng bộ phận, sau đó là từng nhân viên chuyên trách liên quan. Mỗi nhân viên hay trưởng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm thực thi theo quy trình mà họ đã đặt ra.
Điểm lợi của việc hệ thống hóa quy trình trong công ty là nếu như mọi phòng ban tuân thủ quy trình thì khi phát sinh lỗi chúng ta sẽ biết ngay lỗi đó do ai gây ra.
Giả sử như trong quy trình bán hàng, bạn yêu cầu nhân viên kinh doanh phải thu được tiền từ khách hàng thì mới được tạo đơn hàng, nếu NVKD phá vỡ quy trình đó, cấp hàng cho khách hàng trước khi thu được tiền thì trong trường hợp KHÔNG THU ĐƯỢC TIỀN của khách hàng thì nhân viên đó hoàn toàn chịu trách nhiệm. Trường hợp này rất hay xảy ra nếu như nhân viên vì thiếu doanh số mà cố tình phá vỡ quy trình.
Mẹo nhỏ: Trong quá trình áp dụng quy trình vào doanh nghiệp, Tuấn cũng đã từng gặp phải việc 1 trong những nhân sự chủ chốt do quá già hay yếu kém về công nghệ mà không thể áp dụng được quy trình của doanh nghiệp. Điều cần thiết của người lãnh đạo là cần phải TỈA CÀNH. Loại bỏ những người yếu kém ra khỏi mắt xích của doanh nghiệp. Như vậy quá trình hệ thống hóa của bạn mới hoàn chỉnh
3. Tối ưu hóa (Optimization)
Áp dụng toàn bộ quy trình đã được hệ thống hóa vào doanh nghiệp của bạn một cách TRIỆT ĐỂ. Ở đây tôi nhấn mạnh từ TRIỆT ĐỂ bởi sự thành công của quá trình tự động hóa doanh nghiệp cần có sự quản lý và thực hành nghiêm túc từ lãnh đạo doanh nghiệp cho đến nhân viên. Bất kỳ một hành động nào hay một con người nào có ý định phá vỡ QUY TRÌNH cần phải được đánh giá và LOẠI BỎ ngay lập tức. Chỉ có áp dụng TRIỆT ĐỂ thì việc tự động hóa doanh nghiệp mới thành công.
Trong quá trình triển khai, bạn sẽ cần liên tục tối ưu hóa quy trình để giảm bớt chi phí, giảm thời gian, giảm nhân công mà vẫn tăng hiệu suất công việc.
Giả sử: nếu bạn đang quản lý một công ty chuyển phát nhanh hay công ty giao hàng, bạn luôn luôn phải tìm cách tối ưu hóa quãng đường mà chuyển phát hàng tối đa. Đó tất nhiên không phải là nhiệm vụ của bạn mà là nhiệm vụ của mỗi thành viên trong công ty. Hãy đưa ra những phần thưởng hay ghi nhận xứng đáng cho những nhân viên có sáng kiến tối ưu năng suất lao động. Điều đó giúp công ty bạn ngày một tiến lên.
4. Tự Động Hóa (Automation)
Sau khi TỐI ƯU HÓA xong quy trình của doanh nghiệp thì việc tiếp theo là áp dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp vào hoạt động của doanh nghiệp để mọi quy trình được vận hành trơn tru dẫn đến việc tự động hóa doanh nghiệp là điều khả thi nằm trong tầm tay.
Trải qua 3 quá trình trên, sau khi đơn giản hóa quy trình, hệ thống hóa quy trình và tối ưu hóa quy trình thì quá trình tự động hóa bắt buộc sẽ cần phải sử dụng các đòn bẩy công nghệ hay các phần mềm quản trị khách hàng hay quản trị doanh nghiệp.
Tại GetFly chúng tôi có lợi thế này ngay từ đầu khi sử dụng GetFly CRM, phần mềm Quản trị doanh nghiệp với 9 tính năng vượt trội: Quản lý khách hàng, Quản lý kênh Marketing, Quản lý nhân viên kinh doanh, Quản lý công việc & báo cáo tự động, Giao tiếp nội bộ, Email Marketing, SMS Marketing và Affiliate Marketing.
CRM là gì? Và vì sao doanh nghiệp cần dùng CRM
Rất ít doanh nghiệp tại Việt Nam đang ứng dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp trong việc Tự động hóa doanh nghiệp và nếu doanh nghiệp bạn là người tiên phong sẽ có lợi thế lớn trong việc phát triển trong năm 2016.
5. Nhân Bản Hóa (Humanization)
Sau quá trình Tự động hóa doanh nghiệp chính là quá trình nhân bản hóa. Bất kỳ một nhân sự mới nào khi đảm nhận công việc nhờ có quy trình đầy đủ và hệ thống tự động hóa sẽ giúp cho nhân sự mới đó tiếp cận công việc một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian đào tạo, nâng cao hiệu suất của công việc.
Đây chính là yếu tố giúp bạn nhân bản bất kỳ một con người hay công việc nào chỉ cần có quy trình làm việc cụ thể và hướng dẫn phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban với nhau.
Lời kết
Trên đây là 5 bước giúp cho bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có thể tự động hóa chỉ trong thời gian ngắn từ 1-2 năm. Đi vào chi tiết sẽ còn nhiều việc để làm nhưng tôi hy vọng rằng với những kiến thức này bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào doanh nghiệp của bạn để thúc đẩy tiến trình tự động hóa doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể.
Xem thêm: Tự động hoá doanh nghiệp của bạn. Điều đó có thật không?
Pingback: #7 Tự động hoá doanh nghiệp của bạn. Điều đó có thật không?
Pingback: Tự động hoá marketing và GetFly CRM