Hãy xem lại những hiểu lầm về quản lý thời gian đã kìm hãm hiệu suất của chúng ta như thế nào nhé.

1) Chúng ta nghĩ: Mình có thể quản lý thời gian

Sự thực: Chúng ta không thể quản lý thời gian lẫn tiết kiệm thời gian. Thực tế, chúng ta chỉ có thể quản lý bản thân mình và lựa chọn những gì mình làm. Thời gian vẫn trôi kể cả khi chúng ta áp dụng các kỹ thuật quản lý tinh vi. Bạn cũng chỉ có 24h mỗi ngày, hết ngày thì thời gian cũng hết!

2) Chúng ta nghĩ: Quản lý thời gian là làm được nhiều việc hơn với ít thời gian hơn

Sự thực: quản lý thời gian hiệu quả liên quan tới việc bạn lựa chọn làm một ít việc quan trọng và tạo ra hiệu quả lớn nhất. Chúng ta không bao giờ đủ thời gian để làm tất cả những thứ muốn làm hoặc việc phải làm. Chìa khóa ở đây là lựa chọn những việc cần làm theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào đó nhiều hơn và bỏ qua phần còn lại. Bạn sẽ có được sự hiểu quả.

6 cách quản lý thời gian hiệu quả

6 cách quản lý thời gian hiệu quả

3) Chúng ta nghĩ: Lên todolist sẽ giúp làm việc hiệu quả

Sự thực: lên danh sách công việc chỉ là một khâu khi thực hiện dự án hay sắp lịch cho một ngày làm việc. Việc này chẳng có ý nghĩa gì khác là một dự định “sẽ làm”. Để hiệu quả, bạn cần sắp xếp thời gian cụ thể cho công việc và “block” chúng lại. Mỗi giờ bạn “block” để thực hiện sẽ giống một cam kết hơn là dự định.

4) Chúng ta nghĩ: Mình cần một công cụ mạnh để sắp xếp công việc có tổ chức.

Sự thực: Chỉ khi nào chúng ta là người có tổ chức thì việc sử dụng một hệ thống hay công cụ quản lý thời gian mới hiệu quả. Việc tổ chức con người liên quan đến việc phá bỏ các thói quen cũ và hình thành các thói quen tích cực mới. Đó là trạng thái tinh thần nhiều hơn là một hệ thống hỗ trợ.

5) Chúng ta nghĩ: Sự yên tĩnh sẽ giúp chúng ta hiệu quả hơn

Sự thực: Sự yên tĩnh chỉ có trong tưởng tượng của các nhà văn, thực tế đầy ồn ào náo động của xã hội kinh doanh. Bạn sẽ không bao giờ tránh khỏi sự ngắt quãng, bị quấy rầy. Chúng ta có thể làm cho sự ngắt quãng bớt đi chứ không làm nó biến mất được. Để hiệu quả, hãy học cách đối phó với sự ngắt quãng. Thông thường, ngắt quãng không làm lãng phí thời gian mà chính trong sự ngắt quãng ta tìm thấy nhiều cơ hội bất ngờ.

6) Chúng ta nghĩ: điện thoại, email, những cuộc họp và gặp gỡ là những thủ phạm lớn nhất làm lãng phí thời gian.

Sự thực: Thực tế, không có chuyện lãng phí thời gian ở đây, đơn giản đây là thời gian theo “nghĩa vụ”. Bạn làm vì công việc bắt buộc phải vậy. Sự lãng phí thời gian đến từ sự trì hoãn, thời gian tìm kiếm … và đặc biệt từ chủ nghĩa hoàn hảo – bạn dành quá nhiều thời giờ cho những việc nhỏ nhặt. Chúng ta vẫn luôn là kẻ thù lớn nhất của chính mình. Tăng hiệu quả công việc liên quan đến việc quản lý bản thân chứ không phải công việc hay nơi làm việc.

7) Chúng ta nghĩ: sẽ là hiệu quả hơn nếu tôi tập trung vào một nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành

Sự thực: làm một việc trong một khoảng thời gian dài chưa chắc đã là tốt nhất. Cách thông minh là chia một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ mà mỗi nhiệm vụ có thể hoàn thành trong thời gian 1-2h. Hãy tưởng tượng đây là cuộc thi chạy 100m chứ không phải là thi marathons. Bạn sẽ thấy mọi thứ dễ dàng kiểm soát hơn nhiều.